Manajemen Umum

MANAJEMEN UMUM
A. PENGERTIAN MANAJEMEN
1. Arti dan Fungsi Manajemen
Definisi manajemen menurut para ahli seperti Fayol, Terry, Taylor adalah berbeda-beda, tetapi pada pokoknya semua mempunyai pengertian yang sama. Perbedaannya terletak pada latar belakang keahlian masing-masing.
Berikut ini definisi manajemen yang dikemukan oleh Profesor Oei Liang Lee :
“Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan“.
Dari definisi tentang manajemen tersebut dapat diambil kesimpulkan lima fungsi manajemen, yaitu :
a. Perencanaan
b. Pengorganisasian
c. Pengarahan
d. Pengkoordinasian
e. Pengawasan
Setiap kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sebuah lembaga mempunyai tujuan dan untuk mencapai tujuan tersebut perlulah dibuat perencanaan. Secara garis besar, perencanaan ini mengambarkan tentang :
a. Apa
b. Bagaimana
c. Mengapa dan
d. Kapan akan dilakukan
Untuk mencapai tujuan harus ada kegiatan, dimana kegiatan-kegiatan yang sama disatukan dalam satu wadah yang disebut fungsi. Fungsi-fungsi manajemen ini berjalan secara kronologis seperi uraian di muka; sedangkan dalam jangka pendek akan berjalan secara bersama-sama. Setelah fungsi terakhir (pengawasan) selesai dilakukan, maka kegiatan berikutnya dilakukan dengan mengadakan perencanaan lagi.

2. Jenjang Manajemen
Perusahaan besar mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen. Yaitu :
a. Manajemen puncak atau manajemen eksekutif, mempunyai berbagai pengalaman bertahun-tahun. Jenjang ini meliputi dewan direktur, direktur utama atau chief executif officer (CEO), dan pimpinan lain. Manajemen puncak ini bertugas menyusun rencana umum perusahaan dan mengambil keputusan-keputusan penting tentang hal-hal seperti penggabungan (merger), produk baru, dan pengeluaran saham.
b. Manajemen madya atau manajemen administrative, meliputi pimpinan pabrik dan atau manajer divisi. Para manajer ini mempunyai tanggung jawab dalam penyusunan rencana operasi yang melaksanakan rencana-rencana dari manajer puncak.
c. Manajemen operasional atau manajemen supervisior, tugasnya menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh para manajer madya. Manajer operasional sering disebut “supervisor garis pertama” (first line sopervisior), karena mereka bertanggung jawab melakukan supervisi kepada para karyawan yang mengerjakan kegiatan harian.

B. LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN
Latar belakang manajemen berawal dari Eropa meskipun secara rill manajemen sudah ada sebelum di Eropa maupun di benua-benua lain.
1. Gerakan Manajemen Ilmiah
Sebelum tahun 1880, pengelolaan perusahaanpada umumnya dipandang suatu cara yang biasa, apa adanya, jika tidak dianggap suatu seni. Tetapi sekitar 1885, Frederick W, Taylor (1856 – 1951) merupakan salah seorang yang pertama kali mempelajari metode kerja.
Beberapa tahun sebelumnya Taylor, Henry Fayol (1841 – 1945) telah menjadi manajer pada pertambangan batu bara di Perancis. Fayol telah memutuskan bahwa manajemen itu melibatkan perencanaan, pengorganisasian, pemberian perintah, dan pengendalian. Secara umum, ia berusaha melakukan sesuatu seperti Taylor, mencari metode-metode yang lebih ilmiah.
Sejak pemunculan bukunya tahun 1911, Taylor dikenal sebagai bapak dari gerakan manajemen ilmiah. Buku yang diterbitkannya berjudul “The Principles of Scientific Management”. Dalam bukunya, Taylor mengemukakan berbagai prinsip manajemen ilmiah untuk melakukan pekerjaan dengan efisien. Prinsip tersebut adalah :
a. Semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan satu cara terbaik untuk menyelesaikannya.
b. Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah.
c. Kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan menggaji pemegang jabatan dengan dasr insentif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya.
d. Menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan, dan pemeriksaan pekerjaan.
Sebelum Taylor menjadi teknisi pimpinan di Midvale Steel Company, ia merintis karirnya dari sebagai buruh biasa. Ia telah mengadakn beberapa eksperimen untuk menentukan standart kerjanya. Taylor juga mempelopori penelitian tentang pengukuran waktu kerja. Menurut dia, pengolahan yang menghemat tenaga kerja atau produksi massa akan kurang berarti jika pengolanya tidak dapat terus melakukan perbaikan atau penyempurnaan dari segi teknis.
Penelitian dan buku Taylor itu telah membuktikan bahwa manajemen dapatdipelajari secara ilmiah oleh siapapun. Ternyaya minat masyarakat untuk mempelajari manajemen semakin besar.
C. SEKOLAH-SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN MANAJEMEN
1. Sekolah Klasik (Classical School)
Sekolah klasik dimulai dengan adanya formasi perusahaan-perusahaan besar. Teori klasik mendefinisikan manajemen menurut tugas yang dilakukan oleh para manajer. Sekolah klasik memberikan saran tentang fungsi manajemen primer, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian. Pengembangan keahlian manajerial selanjutnya diarahkan pada penerapan fungsi tersebut.
2. Sekolah perilaku (Behavior School)
Sekolah perilaku yang juga disebut leadership, human relations, atau behavior science school of management, telah popular dalam tahun 1950-an. Sekolah ini memusatkan pada aspek kemanusiaan dari manajemen dan menekankan kebutuhan bagi para manajer untuk memahami manusia. Sekolah perilaku tersebut menarik beberapa disiplin seperti psikologi dan sosiologi sebagai bagian dari latar belakang pendidikan manajer.
3. Sekolah Ilmu Manajemen (Management Science School)
Sekolah ilmu manajemen ini melibatkan matematikan dan statistic.model matematis digunakan untuk menyelesaikan masalah operasional perencanaan dan pengendalian. Ilmu manajemen merupakan suatu pendekatan kuantitatif yang memberikan alat untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis.
4. Analisis Sistem
Analisis system menawarkan suatu alat untuk melihat kegiatan intern dan ekstern dari perusahan. Analisis system ini berkaitan dengan masalah yang berkaitan dengan semua komponen secara bersama.
Sistem adalah suatu unit yang dibentuk dari dua atau lebih bagian independen yang berinteraksiuntuk membentuk sebuah organisme fungsi. Analisis system merupakan metode yang digunakan untuk menyelesaikan masalah bisnis dengan mengidentifikasi bagian utama dari suatu masalah dan hubungan mereka.
5. Manajemen hasil
Sejak pertama kali di kemukan oleh Petter Drucker di awal tahun 1950-an, manajemen hasil, atau manajemen berdasarkan sasaran (manajemen by objectives/MBO) adalah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalian karyawan.
MBO memusatkan perhatian pada hasil, bukan perilaku yang diperlihatkan oleh karyawan. Keburukannya dapat dissebutkan , antara lain :
a. Untuk beberapa tugas, MBO sulit menentukan tujuan yang tepat.
b. MBO hanya akan sukses jika semua pihak mau berpartisipasi.
c. MBO seharusnya tidak di pandang sebagai suatu penyelesaian untuk semua masalah manajemen.
d. Tujuan-tujuan itu seharusnya layak dan mudah diukur.
D. PERENCANAAN
Perencanaan merupakan fungsi terpenting di antara semua fungsi manajemen yang ada. Dalam semua kegiatan yang bersifat manajerial untuk mendukung usaha pencapaian tujuan, fungsi perencanaan haruslah dilakukan terlebih dahulu dari pada fungsi pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan. Ini merupakan salah satu sifat utama dari fungsi parencanaan. Adapun sifat lain dari perencanaan adalah sumbangan terhadap tujuan serta efisiensi dari rencana itu sendiri.
1. Bentuk-bentuk Perencanaan
a. Tujuan (objective)
Tujuan merupakan suatu sasran di mana kegiatan itu diarahkan dan diusahakan utuk dicapai dalam jangka waktu tertentu.
b. Kebijakan (policy)
Kebijakan adalah suatu pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan untuk mencpai tujuan.
c. Strategi
Strategi merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat. Membuat strategi haruslah memperhatikan beberapa factor seperti ketepatan waktu, ketepatan tindakan yang akan dilakukan dan sebagainya.
d. Prosedur
Prosedur merupakan rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang
e. Aturan (Rule)
Aturan adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur.aturan yang saling berkaitan dapat dikelompokkan menjadi satu golongan, disebut prosedur.
f. Program
Program merupakan campuran antara kebijakan prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran (budget); semuanya ini akan menciptakan adanya adanya tindakan. Biasanya program dibuat dua macam, yakni program umum dan program khusus.
2. Kegunaan Perencanaan
Adapun kegunaan daripada perencanaan adalah :
a. Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang
b. Mengarahkan perhatian pada tujuan
c. Memperingan biaya
d. Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan

3. Langkah-langkah penyusunan perencanaan
Langkah-langkah yang yang harus diambil untuk menyusun suatu perencanaan adalah
a. Menetapkan tujuan
b. Menyusun anggapan-anggapan (premising)
c. Menentukan berbagai alternatif tindakan
d. Mengadakan penilaian terhadap alternative tindakan yang sudah dipilih
e. Mengambil keputusan
f. Menyusun rencana pendukung
4. Perencanaan merupakan proses pendekatan yang rasioanal
Dengan berbagai macam langkah yang telah dilakukan untuk menyusun suatu perencanaan, dapatlah dikatakan bahwa perencanaan merupakan suatu proses pendekatan yang rasional untuk waktu yang akan dating.
5. Jangka waktu Perencanaan
Menurut jangka waktunya, perencanaan dapat dikelompokan menjadi tiga golongan, yakni :
a. Perencanaan jangka panjang
b. Perencanaan jangka menengah
c. Perencanaan jangka pendek
6. Faktor-faktor yang membatasi perencanaan
a. Sulitnya mencari anggapan secara teliti
Kesulitan mencari anggapan secara teliti merupakan salah satu factor yang membatasi perencanaan. Oleh karena itu anggapan yang tepatpun sulit untuk ditentukan. Karena keadaan mendatang sifatnya tidak pasti dan perlu diketehui, maka untuk itu dapatlah dibuat suatu peramalan (forecasting) dengan mengikut-sertakan beberapa anggapan.
b. Perubahan yang sangat cepat
Perubahan yang terlalu cepat mungkin tidak dapat diduga sebelumnya walaupun sudah diadakan peramalan. Jadi, perubahan yang sanagt cepat dapat membatasi perencanaan.

c. Kekakuan internal
1) Kekakuan psikhologis
2) Kekakuan karena adanya prosedur dan kebijakan
3) Kekakuan sumber daya dan dana
d. Kekakuan eksternal
Kekakuan eksternal berkaitan dengan masalah social – politik, teknologi, kebudayaan, geografi, perekonomian, dan sebagainya.
e. Waktu dan biaya
Makin lama waktu yang dibutuhkan, makin besar pula biayanya. Demikian pula sebaliknya, jika waktu yang dibutuhkan tidak terlalu lama, biayanyapun akan lebih rendah.
7. Pengambilan keputusan
a. Syarat pengambilan keputusan
Untuk bertindak secara rasional membutuhkan beberapa syarat, antara lain :
1) Harus berusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif.
2) Harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan manakah yng dapat dicapai beserta segala kekurangannya.
3) Harus mempunyai kemamouan untuk mengadakan analisis dan penilaian bebagai alternative sesuai dengan tuntutan-tuntutan untuk mencapai tujuan.
4) Harus bersikap optimis dan mempunyai kemampuan yang kuat untuk memilih alternatif yang paling baik.
b. Alat pengambilan keputusan
Untuk mengambil keputusan yang rasional perlu digunakan alat-alat seperti : 1. Operation research, 2. Teori probabilitas, 3. Linear programming. Selain itu masih terdapat beberapa teknik yang dipakai untuk memperbaiki kualitas pengambilan keputusan pada keadaan yang sifatnya tidak pasti, adalah :
1) Analisa risiko
2) Pohon keputusan (Decision Tree)

E. PENGORGANISASIAN
1. Pengertian
Setiap organisasi memiliki tiga komponen pokok, yaitu : personalia, fungsi dan faktor-faktor fisik, yang kesemuanya ini merupakan saran untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Hubungan-hubungan organisasi yang timbul di dalam organisasi dapat berbentuk :
a. Hubungan informal
Hubungan informal ini antara lain hubungan-hubungan yang timbulnya tidak disengaja, hubungan-hubungan di luar tugas/pekerjaannya, dan hubungan-hubungan lain yang bersifat tidak resmi.
b. Hubungan formal
Hubungan formal merupakan bentuk hubungan yang dilakukan dengan sengaja. Hubungan formal ini ditunjukkan di dalam bagan organisasi, pedoman organisasi atau deskripsi jabatan yang ada. Dalam hubungan formal terdapat tiga hubungan dasar, antara lain :
1) Tanggung jawab
2) Wewenang
3) Pertanggung-jawaban
2. Pola hubungan antar komponen organisasi
Antara tujuan, fungsi, tanggung jawab, wewenang serta pertanggung-jawaban mempunyai hubungan yang erat, dan berkaitan satu dengan yang lainnya.
3. Rentangan kekuasaan
Banyak sedikitnya frekuensi hubungan antara pimpinan dengan bawahan dipengaruhi oleh beberapa factor, antara lain :
a. Latihan dari bawah
b. Pendelegasian wewenang
c. Perencanaan
d. Teknik komunikasi

4. Dasar-dasar penggolongan bagian di dalam organisasi
Pengelompokkan menjadi bagian-bagian di dalam sebuah organisasi dapat didasarkan pada beberapa faktor berikut ini :
a. Didasarkan pada suatu angka
b. Didasrkan pada waktu
c. Didasarkan pada fungsi perusahaan
d. Didasarkan pada luas daerah operasi
e. Didasaarkan pada jenis barang yang dihasilkan
f. Didasarkan pada jenis langganan
5. Karakteristik struktur organisasi
a. Keseimbangan dalam organisasi
Keseimbangan dalam organisasi sangat penting mengigat adanya beberapa bagian di dalamnya. Sebuah organisasi dapat dikatakn imbang bilamana kepada masing-masing bagian/fungsi dialokasikan modal dan tenaga kerja yang sesuai dengan sumbangannya terhadap pencapaian tujuan.
b. Fleksibel
Fleksibilitas merupakan kemampuan dari struktur organisasi untuk menyesuaikan diri terhadap semua perubahan yang terjadi, seperti : perubahan kegiatan, perubahan jumlah karyawan, perubahan formasi jabatan dan sebagainya.
F. PENGARAHAN
1. Prinsip-prinsip pengarahan
Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbang tenaganya secara efektif serta efesien untuk mencapai tujuan.
Pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prisip, yaitu :
a. Prinsip mengarah kepada tujuan
b. Prinsip keharmonisan dengan tujuan
c. Prinsip kesatuan komando

2. Cara-cara pengarahan
Cara-cara pengarahan yang dilakukan dapat berupa :
a. Orientasi
1) Tugas itu sendiri
2) Tugas lain yang ada hubungannya
3) Ruang lingkup tugas
4) Tujuan dari tugas
5) Delegasi wewenang
6) Cara melaporkan dan cara mengukur prestasi kerja
7) Hubungan antara masing-masing tenaga kerja
8) Dan sebagainya
b. Perintah
1) Perintah umum dan khusus
2) Perintah lisan dan tertulis
3) Perintah formal dan informal
c. Delegasi wewenang
3. Komunikasi
Ada beberapa pendapat tentang komunikasi, antara lain dikemukan oleh American Training Director, Newman dan Kontz.
American Training Director mendefinisikan komunikasi sebagai pertukaran pikiran atau informasi supaya saling pengertian serta hubungan antar manusia secara serasi. Newman mengemukakan bahwa komunikasi merupakan pertukaran fakta-fakta, gagasan,pendapat dan perasaan oleh dua orang atau lebih. Sedangkan Kontz dan O’Donell mengartikan komunikasi sebagai suatu pemindahan informasi antara orang yang satu dengan lainnya.
Dari definisi-definisi tentang komunikasi di atas dapat diambil kesimpulan, bahwa :
a. Di dalam komunikasi terdapat hubungan antara orang dengan orang, orang dengan lembaga dan sebaliknya.
b. Hubungan yang timbul di dalam komunikasi itu digunakan untuk menyalurkan gagasan, pendapat atau informasi.
c. Komunikasi berguna untuk menciptakan hubungan yang serasi dan, menciptakan saling pengertian.
d. Untuk mengadakan komunikasi, dapat digunakan kata-kata, surat, kode atau symbol.
Beberapa prinsip komunikasi, antara lain
a. Komunikasi harus jelas
b. Prinsip integritas
c. Prinsip penggunaan organisasi informasi
4. Motivasi
Motivasi mempunyai dua macam bentuk, yaitu motivasi positif dan motivasi negatif.
a. Motivasi positif
Motivasi positif merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara menambahkan penambahan tingkat keputusan tertentu, missal : dengan memberikan promosi, memberikan insentif atau tambahan penghasilan, mencitakan kondisi tempat kerja yang baik agar mereka merasa aman tenteram dan jenak bekerja, dan sebagainya.
b. Motivasi negatif
Motivasi negatif merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan caramenakut-nakuti atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu secara terpaksa. Motivasi diharapkan dapat mebjadi perangsang untuk meningkatkan kreativitas seseorang. Dalm halini, perlu diperhatikan masalah-masalah seperti berikut ini :
1) Kreativitas dipandang sebgai dasar penentuan kualitas seseorang.
2) Masalah kretivitas ini muncul bilamana seseorang menghadapi problema yang memerlukan pemecahan.
G. PENGKOORDINASI
Koordinasi yang baik dapat dilakukan jika masing-masing individu menyadari dan memahami akan tugas-tugas mereka. Mereka harus mengetahui bahwa seharusnya tugas mereka sangat membantu pada usah-usah untuk mencapai tujuan organisasi.

1. Prinsip-prinsip koordinasi
Koordinasi antar bagian dan antar individu di dalam organisasi akan tercapai bilamana diikuti dengan tiga prinsip berikut :
a. Prinsip kontak langsung
Prinsip ini menyatakan bahwa koordinasi harus dicapai melalui hubungan secara horizontal maupun vertical sehingga memungkinkan untuk diperolehnya pengertian yang mendalam.
b. Prinsip penekanan pada pentingnya koordinasi
Kurang baiknya koordinasi yang ad adapt menimbulkan kesimpang-siuran di dalam organisasi. Oleh karena itu koordinasi perlu dilakukan sejak membuat perencanaan sampai melaksanakan kebijakan.
c. Hubungan timbal balik di antara factor-faktor yang ada
Masing-masing individu yang bekerja bersama-sama dalam kondisi pekerja tertentu, akan saling memberikan pengaruh antara yang satu dengan yang lainnya.
2. Pelaksanaan fungsi koordinasi
Untuk melaksanakan fungsi koordinasi, manajer dapat menempuh dua cara, yaitu :
a. Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terlaksananya koordinasi.
b. Memastikan apa masing-masing individu sudah mengetahui prinsip koordinasi.
H. PENGAWASAN
1. Pengertian
Pengawasan merupakanfungsi terakhir yang harus dilaksanakan dalam manajemen. Cara yang dilakukan dalam pengawasan yaitu membandingkan segala sesuatu yang telah dijalankan dengan standar atau rencananya, serta melakukan perbaikan bilamana terjadi penyimpangan. Jadi, dengan pengawasan dapat mengukur seberapa jauh hasil yang telah dicapai sesuai apa yang telah direncanakan.
Perubahan-perubahan besar yang akan terjadi, yaitu :
a. Penyusunan kembali rencana baru
b. Menetapkan sasaran target baru
c. Perubahan struktur organisasi
d. Perbaikan cara-cara penerimaan pegawai, Dan Sebagainya
Pengawasan yang dilakukan pada setiap tahap memungkinkan bagi manajer untuk memperkirakan gejala-gejala penyimpangan yang dapat terjadi, sehingga bias dilakukan tindakan pencegahan atau tindakan preventif.
2. Langkah-langkah pengawasan
a. Menciptakan standard
Satndard merupakan suatu kriteria untuk mengukur hasil pekerjaan yang sudah dilakukan. Bentuk standard dapat dibedakan kedalam dua macam bentuk, yaitu standard kuantitatif dan standard kualitatif. Standard kuantitatif merupakan suatu standard yang dinyatakan di dalam satuan-satuan tertentu. Standard kualitatif dapat berupa pendapat umum, langganan, buruh, dan sebagainya.
b. Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standard
Langkah ini dilakukan untuk mengetahui sampai seberapa jauh adanya penyimpangan yang telah terjadi.
c. Melakukan tindakan koreksi
Urutan-urutan kegiatan yang harus dilaksanakn dalam pengambilan tindakan koreksi ini adalah :
1) Menghayati masalah-masalah yang dihadapi.
2) Mencari kemungkinan untuk mengatasi atau memperbaiki adanya kesalahan.
3) Mengadakan penilaian terhadap berbagai kemungkinan tersebut.
4) Menentukan cara untuk mengadakan koreksi yang paling tepat.
Dalam mengadakan pengawasan dengan melakukan langkah-langkah di atas, perlu terlabih dulu mencari informasi yang dibutuhkan.

3. Syarat-syarat pengawasan yang baik
Untuk menjalankan pengawasi dengan baik, diperlukan beberapa syarat yakni :
a. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan (aktivitas).
b. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera.
c. Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan.
d. Pengawasan harus obyektif, teliti dan sesuia dengan standard yang digunakan.
e. Pengawasan harus luwes atau fleksibel.
f. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.
g. Pengawasan harus ekonomis.
h. Pengawasan harus mudah dimengerti.
i. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan/koreksi.